AYD Prefabrik Şantiye Takip Sistemi: Müşteriler Projeyi Canlı Takip Ediyor

Şantiye takip sistemi nedir? Müşteriye şeffaflık vaadi

Geleneksel inşaat sürecinin en sık şikayet aldığı konu, müşterinin "ne aşamadayım" sorusuna net cevap alamamasıdır. AYD Prefabrik şantiye takip sistemi, sipariş onayından anahtar teslimine kadar her adımı dijital olarak müşteriye sunmak için tasarlanmıştır.

Sistem; müşteri portalı, fotoğraf günlüğü, milestone bildirimleri ve raporlama olmak üzere dört temel modülden oluşur. Müşteri kendi panelinde projesinin hangi aşamada olduğunu, hangi işin tamamlandığını ve ne zaman teslim alacağını gerçek zamanlı görebilir.

• Sistem her projeye özel kullanıcı hesabıyla açılır.
• Müşteri proje aşamasını canlı görebilir.
• Üretim, sevkiyat ve montaj ayrı zaman çizelgesinde sunulur.
• Tüm bilgiler bulutta saklanır ve mobil/masaüstünden erişilebilir.

Müşteri portalı: Tek panelden tüm proje görünümü

Müşteri portalı sözleşme imzalandığı gün açılır. Kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapan müşteri; proje özeti, üretim takvimi, ekip iletişim bilgileri ve dosya arşivine tek panelden ulaşır. Sözleşme, projeler ve faturalar gibi belgeler de aynı panelde saklanır.

Portal kullanıcı dostu arayüzüyle teknik bilgi gerektirmez. Mobil tarayıcı uyumlu çalışır; istenirse iOS ve Android uygulaması üzerinden de erişilebilir. Tüm iletişim portal üzerinde tek bir geçmişte arşivlenir.

• Sözleşme, fatura ve proje belgeleri tek arşivdedir.
• Üretim takvimi gün gün takip edilebilir.
• Mobil tarayıcı uyumlu, ek uygulama gerekmez.
• Yetkilendirme ile aile üyeleri de erişebilir.
• Tüm yazışma geçmişi portal içinde saklanır.

Fotoğraf günlüğü: Üretimden montaja görsel kayıt

Şantiye takip sistemi içindeki fotoğraf günlüğü, fabrikadaki kesim ve montaj hattından şantiyedeki temel, taşıyıcı ve cephe işlerine kadar her aşamayı görsel olarak kayda alır. Saha mühendisi her vardiya sonunda günlük foto raporunu sisteme yükler.

Müşteri proje sayfasında günlük olarak yüklenen 8-15 fotoğrafı kronolojik bir akışta inceleyebilir. Bu akış, hem sürecin doğru ilerlediğini doğrular hem de teslim sonrasında müşterinin yapısının inşa hikayesini hatırlamasını sağlar.

• Her gün 8-15 fotoğraf saha ekibi tarafından yüklenir.
• Üretim, sevkiyat, montaj aşamaları ayrı klasörlenir.
• Fotoğraflar coğrafi konum ve zaman damgası taşır.
• Müşteri istediği fotoğrafı indirebilir veya paylaşabilir.
• Saklama süresi proje teslimi sonrası 5 yıldır.

Milestone bildirimleri: Kritik aşamalar otomatik iletilir

Şantiye takip sisteminin en güçlü yanlarından biri milestone (ana eşik) bildirimleridir. Üretime başlama, taşıyıcı sistem montajı, çatı kapatma, dış cephe tamamlama, iç imalat, anahtar teslimi gibi aşamalarda müşteriye otomatik e-posta ve SMS gönderilir.

Bildirimler kısa video ya da fotoğraf bağlantılı yapılır; "kaba inşaat tamamlandı" mesajı, sadece bir bildirim değil, bilgilenmiş bir geçişe dönüşür. Müşteri böylece projenin nereye geldiğini bilgi eksikliği olmadan takip eder.

• Her milestone otomatik e-posta + SMS ile iletilir.
• Bildirimler kısa video veya foto link içerir.
• Toplam 8-12 milestone önceden tanımlıdır.
• Müşteri ek bildirim taleplerini portaldan açabilir.
• Bildirimler proje yöneticisine de cc düşer.

Raporlama ve maliyet takibi: Şeffaf bütçe yönetimi

Müşteri portalı yalnızca süreç değil, aynı zamanda maliyet takibi sağlar. Sözleşme bedeli, ödenen tutar, kalan ödeme ve ek imalat kalemleri ayrı raporlarda sunulur. Müşteri istediği zaman güncel bilgiyi görüntüleyebilir.

Sistem ayrıca % tamamlanma raporları, gecikme nedenleri (varsa) ve sapma nedenleri ile birlikte güncel teslim tarihini hesaplar. Bu yaklaşım, sürpriz tarihlerin ve gizli maliyetlerin oluşmasını engeller.

• Sözleşme bedeli ve ödeme grafiği görünür.
• % tamamlanma raporu otomatik hesaplanır.
• Gecikme varsa nedenleri kayıt altına alınır.
• Ek imalatlar onay sürecinden geçer.
• Tüm raporlar PDF olarak indirilebilir.

Sistemin müşteriye ve AYD'ye katkıları

Şantiye takip sistemi sadece müşteri için bir hizmet değil, aynı zamanda kurumsal kalite yönetimi aracıdır. AYD Prefabrik için sistem; sahaya ait verilerin merkezde toplanmasını, hata oranlarının ölçülmesini ve süreç iyileştirmesinin yapılmasını mümkün kılar.

Müşteri tarafında ise güven, planlama kolaylığı ve düşük stres elde edilir. Önceden bilinen bir tarih ve aşama akışıyla müşteri taşınma, mobilya, abonelik gibi kararları zamanında verebilir.

• Müşteri memnuniyet skoru sistemle birlikte %22 yükselmiştir.
• Saha hataları merkezde anında tespit edilir.
• Süreç iyileştirme verisi sürekli toplanır.
• Taşınma ve abonelik planlaması güvenli yapılır.
• İlerleyen projelerde aynı portal arşiv olarak kalır.

İlgili sayfalar

Sık Sorulan Sorular